Che cos'è il software archiviazione documentale t/file
Il gestionale documenti di archiviazione documentale t/file di Sintesi Software permette di controllare i documenti. Grazie ad un efficiente software gestione documentale informatizzata, migliori i tempi di ricerca nella gestione documenti e associ automaticamente più documenti di una stessa pratica, fornendo risultati estremamente performanti.
Il software archiviazione documentale t/file archivia su un’unica piattaforma tutti i documenti sparsi sui vari PC dei singoli utenti, permettendo di organizzare la loro condivisione e distribuzione
Tutti i documenti sono consultabili secondo filtri di ricerca e parametri di riservatezza che possono essere impostati con tutta semplicità dall’amministratore del sistema
Le procedure di backup per la gestione documenti sono molto facilitate: tutti i documenti sono archiviati in un’unica posizione centralizzata e messa in sicurezza
Il software archiviazione documentale t/file permette di inviare in conservazione sostitutiva per dieci anni documenti digitali
Perché scegliere il software gestione documentale t/file
Tutte le funzionalità del software archiviazione documentale t/file
CLASSI DOCUMENTALI
L’amministratore del sistema definisce per ogni classe documentale le singole proprietà che l’utente dovrà inserire nella fase di archiviazione del documento
DOCUMENTI CORRELATI FRA LORO
Consultando una fattura è possibile vedere tutte le bolle di vendita a cui si riferisce il documento; in cascata, è possibile consultare gli ordini di vendita collegati alle bolle di vendita e così scendere alle relative offerte
OPZIONE CARRELLO
L’opzione carrello permette di selezionare più documenti e di inserirli in un carrello virtuale dal quale saranno facilitate alcune operazioni: invio mail, scarico documenti sul pc dell’utente, generazione legami tra i documenti
RISERVATEZZA
E’ consentito consultare un documento solo se l’utente risponde alle regole previste per la sua area di appartenenza
ARCHIVIAZIONE DA GESTIONALE
t/file oltre ad essere interfacciato in modo nativo con i nostri software gestionali, ha un modulo per gestire l’acquisizione di dati da altri ERP. E' possibile in questo modo importare in t/file tutti i documenti generati da altre procedure esterne
Archiviazione da scanner
Il software gestione documentale t/file è dotato di una specifica funzione che consente di acquisire da uno scanner più documenti cartacei inseriti contemporaneamente
ARCHIVIAZIONE DA FONTI VARIE
E’ possibile aggiungere nel software archiviazione documentale t/file documenti word, excell e anche e-mail
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Un modulo specifico di t/file consente inviare in conservazione sostitutiva documenti fiscali (esempio fatture di vendita) garantendo nel tempo la validità e la reperibilità dei documenti in formato digital
Alcune funzionalità nel dettaglio
Riservatezza
Con una sofisticata profilazione degli utenti si possono assegnare livelli di accesso diversificati alle singole classi documentali, ai singoli utenti e alle loro aree di appartenenza, è possibile pertanto consultare un documento solo se l’utente risponde alle regole previste per la sua area di appartenenza
Informazioni condivise
Molti dei documenti di un’azienda sono costituiti da email. Il software gestione documentale t/file consente di iniziare il processo di archiviazione già direttamente all’interno del client di posta di ogni singolo utente. inoltre tramite macro è possibile aggiungere al gestionale documenti t/file documenti in formato word e excel direttamente dall’interno dei programmi della suite office, facilitando e velocizzando così il processo di archiviazione.
Riservatezza
Con una sofisticata profilazione degli utenti si possono assegnare livelli di accesso diversificati alle singole classi documentali, ai singoli utenti e alle loro aree di appartenenza, è possibile pertanto consultare un documento solo se l’utente risponde alle regole previste per la sua area di appartenenza
Conservazione sostitutiva
Attraverso un modulo del software archiviazione documentale t/file è possibile inviare in conservazione sostitutiva documenti fiscali come ad esempio le fatture di vendita garantendo nel tempo la validità e la reperibilità dei documenti in formato digitale. Dopo l’applicazione della firma elettronica, che definisce la paternità, la marca temporale, la data e l’ora, il documento digitale viene “congelato” per dieci anni consentendo l’eliminazione fisica del documento cartaceo
Informazioni condivise
Conservazione sostitutiva