t/file: la soluzione web per l’archiviazione documentale

PERCHÈ t/file

I documenti sono un bene prezioso per l’Azienda e per questo occorre archiviarli in un sistema sicuro e facilmente accessibile come t/file.

t/file archivia su un’unica piattaforma tutti i documenti attualmente dispersi sui vari PC dei singoli utenti, aiutando a organizzare la loro condivisione e distribuzione.

Tutti i documenti sono disponibili e consultabili secondo filtri di ricerca e parametri di riservatezza che possono essere direttamente impostati dall’amministratore del sistema.

Anche le procedure di backup dei documenti sono notevolmente facilitate: tutti i documenti sono archiviati in un’unica posizione centralizzata e messa in sicurezza.

t/file consente di inviare in conservazione sostitutiva per dieci anni documenti digitali.

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COS’È t/file

L'archiviazione documentale è l'opportunità per riorganizzare la tua Azienda.

t/file permette di controllare i documenti con una efficiente gestione documentale informatizzata, migliorando i tempi di ricerca di un documento e associa automaticamente più documenti di una stessa pratica, fornendo risultati estremamente performanti.

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I documenti organizzati tramite classi documentali

L’amministratore del sistema definisce per ogni classe documentale le singole proprietà che l’utente dovrà inserire in fase di archiviazione del documento. Analogamente in fase di consultazione è possibile selezionare filtri di ricerca su proprietà di archiviazione differenti a seconda della classe documentale interessata.

I documenti correlati tra loro

Consultando una fattura, ad esempio, è possibile vedere tutte le bolle di vendita a cui si riferisce il documento in esame; allo stesso modo, in cascata, è possibile consultare gli ordini di vendita collegati alle bolle di vendita e così scendere alle relative offerte.

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Operare contemporaneamente su più documenti

L’opzione carrello consente di selezionare più documenti, anche a fronte di varie ricerche, e di inserirli in un carrello virtuale dal quale saranno più facilitate alcune operazioni che interesseranno l’intero carrello: invio mail, scarico documenti sul PC dell’utente, generazione legami tra i documenti.

La riservatezza prima di tutto

Con una sofisticata profilazione degli utenti si possono assegnare livelli di accesso diversificati alle singole classi documentali, ai singoli utenti e alle loro aree di appartenenza. È possibile pertanto consultare un documento solo se l’utente risponde alle regole previste per la sua area di appartenenza.

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Archiviazione da Gestionale

t/file, oltre ad essere interfacciato in modo nativo con i nostri software gestionali, dispone di un modulo per gestire l’acquisizione di dati anche da altri ERP. In questo modo è possibile importare in t/file tutti i documenti generati da altre procedure esterne seguendo semplici regole tecniche. Allo stesso modo t/file può essere richiamato anche all’interno di altri software gestionali, garantendo così la massima integrazione tra software.

Archiviazione massiva da Scanner

t/file è dotato di una particolare funzione che consente di acquisire da uno scanner più documenti cartacei inseriti contemporaneamente (esempio: fatture e bolle fornitori). Le immagini vengono prima suddivise automaticamente grazie al riconoscimento ottico di un codice a barre applicato sulla prima pagina di ogni documento tramite etichetta; in seguito vengono archiviate in t/file semplificando l’operatività e soprattutto diminuendo i tempi di archiviazione.

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Archiviazione da email

Gran parte dei documenti di un’Azienda sono costituiti da email. t/file consente di iniziare il processo di archiviazione già direttamente all’interno del client di posta del singolo utente.

Archiviazione da Word e Excel

Tramite macro è possibile aggiungere a t/file documenti Word e Excel  direttamente dall’interno dei programmi della suite Office, facilitando e velocizzando così il processo di archiviazione.

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Conservazione sostitutiva

Attraverso un modulo di t/file è possibile inviare in conservazione sostitutiva documenti fiscali (esempio fatture di vendita) garantendo nel tempo la validità e la reperibilità dei documenti in formato digitale. Dopo l’applicazione della firma elettronica, che definisce univocamente la paternità, e di una marca temporale, che definisce con certezza la data e l’ora, il documento digitale viene “congelato” per dieci anni consentendo l’eliminazione fisica del documento cartaceo.

I documenti su ogni device

t/file è sviluppato interamente su piattaforma web e per utilizzarlo è necessario un semplice browser internet. ciò permette di attivare facilmente la gestione documentale in Cloud.

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SINTESI SOFTWARE

INFORMATION TECHNOLOGY 4.0

Sintesi Software srl, con sedi a Vercelli e vicino a Milano, ha elevata expertise in campo gestionale ERP.

La suite gestionale TREE e i moduli gestionali t/, sono frutto di quasi trentanni di studi e attività di programmazione per importanti aziende nazionali ed internazionali.

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